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办公室接待礼仪常识有哪些?

1、职场仪态礼仪 很多职业人士,为了美化外在的形象,不惜花重金去美容,购买高档的服饰。爱美之心,人皆有之,这无可厚非。但是,精心打造出来的光鲜夺目的形象,往往会被行为举止上的一些差错而彻底粉碎。修饰你的仪态美,从细微出流露你的风度、幽雅,远比一个衣服架子,更加赏心悦目! ①站姿 古人云:站如松。联系现代职场
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2022-08-09 13:50:33
闪电家修网   回答于2022-08-09 13:50:33
1、职场仪态礼仪
很多职业人士,为了美化外在的形象,不惜花重金去美容,购买高档的服饰。爱美之心,人皆有之,这无可厚非。但是,精心打造出来的光鲜夺目的形象,往往会被行为举止上的一些差错而彻底粉碎。修饰你的仪态美,从细微出流露你的风度、幽雅,远比一个衣服架子,更加赏心悦目!

①站姿
古人云:站如松。联系现代职场的世界,倒也不必站的那么严肃!男士则主要体现出阳刚之美,抬头挺胸,双脚大约与肩膀同宽站立,重心自然落于脚中间,肩膀放松。女士则体现出柔和和轻盈,丁字步站立。
谈话时,要面对对方,保持一定的距离。尽量保持身体的挺直,不可歪斜。依靠着墙壁、桌椅而站;双腿分开的距离过大、交叉,都是不雅观和失礼的行为。手中也不要玩弄物品,那样显的心不在焉,是不礼貌的行为。
②坐姿
③行走
靠道路的右侧行走,遇到同事、主管要主动问好。在行走的过程中,应避免吸烟、吃东西、吹口哨、整理衣服等行为。上下楼梯时,应尊者、女士先行。多人行走时,注意不要因并排行走而占据路面。
④递接物品
⑤ 上、下车礼仪

2、体态语

①目光
与人交往是,少不了目光接触。正确的运用目光,传达信息,塑造专业形象,要遵守以下规律。
PAC规律:
P—PARENT,指用家长式的、教训人的目光与人交流,视线是从上到下,打量对方,试图找出差错。
A—ADULT,指用成人的眼光与人交流,互相之间的关系是平等的,视线从上到下。
C—CHILDEN,一般是小孩的眼光,目光向上,表示请求或撒娇。
作为职场人士,当然都是运用成人的视线与人交流,所以要准确定位,不要在错误的地点、对象面前选择错误的目光,那会让人心感诧异的。
三角定律:根据交流对象与你的关系的亲疏、距离的远近来选择目光停留或注视的区域。关系一般或第一次见面、距离较远的,则看对方的以额头到肩膀的这个大三角区域;关系比较熟、距离较近的,看对方的额头到下巴这个三角区域;关系亲昵的,距离很近的,则注视对方的额头到鼻子这个三角区域。分清对象,对号入座,切勿弄错!
时间规律:每次目光接触的时间不要超过三秒钟。交流过程中用60%-70%的时间与对方进行目光交流是最适宜的。少于60%,则说明你对对方的话题、谈话内容不感兴趣;多与70%,则表示你对对方本人的兴趣要多于他所说的话。

②手势运用
通过手势,可以表达介绍、引领、请、再见等等多种含义。手势一定要柔和,但也不能拖泥带水。
3、定位你的职业形象
“云想衣裳花想容”,相对于偏于稳重单调的男士着装,女士们的着装则亮丽丰富得多。得体的穿着,不仅可以显得更加美丽,还可以体现出一个现代文明人良好的修养和独到的品位。

3.职业着装的基本原则

着装TPO原则
TOP是三个英语单词的缩写,它们分别代表时间(Time)、场合(Occasion)和地点(Place),即着装应该与当时的时间、所处的场合和地点相协调。

场合原则   衣着要与场合协调。与顾客会谈、参加正式会议等,衣着应庄重考究;听音乐会或看芭蕾舞,则应按惯例着正装;出席正式宴会时,则应穿中国的传统旗袍或西方的长裙晚礼服;而在朋友聚会、郊游等场合,着装应轻便舒适。试想一下,如果大家都穿便装,你却穿礼服就有欠轻松;同样的,如果以便装出席正式宴会,不但是对宴会主人的不尊重,也会令自己颇觉尴尬。

时间原则  不同时段的着装规则对女士尤其重要。男士有一套质地上乘的深色西装或中山装足以包打天下,而女士的着装则要随时间而变换。白天工作时,女士应穿着正式套装,以体现专业性;晚上出席鸡尾酒会就须多加一些修饰,如换一双高跟鞋,戴上有光泽的佩饰,围一条漂亮的丝巾;服装的选择还要适合季节气候特点,保持与潮流大势同步。

地点原则   在自己家里接待客人,可以穿着舒适但整洁的休闲服;如果是去公司或单位拜访,穿职业套装会显得专业;外出时要顾及当地的传统和风俗习惯,如去教堂或寺庙等场所,不能穿过露或过短的服装。

④职业女性着装四讲究
整洁平整   服装并非一定要高档华贵,但须保持清洁,并熨烫平整,穿起来就能大方得体,显得精神焕发。整洁并不完全为了自己,更是尊重他人的需要,这是良好仪态的第一要务。
色彩技巧   不同色彩会给人不同的感受,如深色或冷色调的服装让人产生视觉上的收缩感,显得庄重严肃;而浅色或暖色调的服装会有扩张感,使人显得轻松活泼。因此,可以根据不同需要进行选择和搭配。
配套齐全   除了主体衣服之外,鞋袜手套等的搭配也要多加考究。如袜子以透明近似肤色或与服装颜色协调为好,带有大花纹的袜子不能登大雅之堂。正式、庄重的场合不宜穿凉鞋或靴子,黑色皮鞋是适用最广的,可以和任何服装相配。
饰物点缀   巧妙地佩戴饰品能够起到画龙点睛的作用,给女士们增添色彩。但是佩戴的饰品不宜过多,否则会分散对方的注意力。佩戴饰品时,应尽量选择同一色系。佩戴首饰最关键的就是要与你的整体服饰搭配统一起来。

④严格禁止的着装
牛仔服(衣、裤)、超短裙、拖鞋(包括时装脱凉)

4、如何化职业妆
前台接待人员上班时应化淡妆,以体现出女性的健康、自信。下面介绍一种适合多数女性的化妆方法。
首先清洁面部。用滋润霜按摩面部,使之完全吸收,然后进行面部的化妆步骤。
打底:打底时最好把海绵扑浸湿,然后用与肤色接近的底霜,轻轻点拍。
定妆:用粉扑沾干粉,轻轻揉开,主要在面部的T字区定妆,余粉定在外轮廓。
画眼影:职业女性的眼部化妆应自然、干净、柔和,重点放在外眼角的睫毛根部,然后向上向外逐渐晕染。
眼线:眼线的画法应紧贴睫毛根,细细地勾画,上眼线外眼角应轻轻上翘,这种眼形非常有魅力。
眉毛:首先整理好眉形,然后用眉形刷轻轻描画。
睫毛:用睫毛夹紧贴睫毛根部,使之卷曲上翘,然后顺睫毛生长的方向刷上睫毛液。
腮红:职业妆的腮红主要表现自然健康的容颜,时尚晕染的方法一般在颧骨的下方,外轮廓用修容饼修饰。
口红:应选用亮丽、自然的口红,表现出职业女性的健康与自信。
按以上步骤化妆后,一位靓丽、健康、自信的职业女性就会展现在人们面前。

二、商务接待礼仪

1、日常接待工作
①迎接礼仪
应立即招呼来访客人:应该认识到大部分来访客人对公司来说都是重要的,要表示出热情友好和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止,即使是在打电话也要对来客点头示意,但不一定要起立迎接,也不必与来客握手
主动热情问候客人:打招呼时,应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人,称呼要显得比较亲切。
陌生客人的接待:陌生客人光临时,务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问:请问贵姓?请问您是哪家公司?
②接待礼仪
接待客人要注意以下几点。
(一)客人要找的负责人不在时,要明确告诉对方负责人到何处去了,以及何时回本单位。请客人留下电话、地址,明确是由客人再次来单位,还是我方负责人到对方单位去。
(二)客人到来时,我方负责人由于种种原因不能马上接见,要向客人说明等待理由与等待时间,若客人愿意等待,应该向客人提供饮料、杂志,如果可能,应该时常为客人换饮料。
(三)接待人员带领客人到达目的地,应该有正确的引导方法和引导姿势。
在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前,配合步调,让客人走在内侧。
在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,接待人员走在后面,若是下楼时,应该由接待人员走在前面,客人在后面,上下楼梯时,接待人员应该注意客人的安全。
在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时,接待人员先进入电梯,等客人进入后关闭电梯门,到达时,接待人员按“开”的钮,让客人先走出电梯。
客厅里的引导方法。当客人走入客厅,接待人员用手指示,请客人坐下,看到客人坐下后,才能行点头礼后离开。如客人错坐下座,应请客人改坐上座(一般靠近门的一方为下座)。
(四)诚心诚意的奉茶。我国人民习惯以茶水招待客人,在招待尊贵客人时,茶具要特别讲究,倒茶有许多规矩,递茶也有许多讲究。
不速之客的接待
有客人未预约来访时,不要直接回答要找的人在或不在。而要告诉对方:“让我看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意:“请问您找他有什么事?”如果对方没有通报姓名则必须问明,尽量从客人的回答中,充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领到,就更应该谨慎处理。

三、电话礼仪

1、电话接听技巧
①目的
通过电话,给来电者留下这样一个印象:键桥通讯是一个礼貌、温暖、热情和高效的公司。当我们接听电话时应该热情,因为我们代表着公司的形象。
②左手持听筒、右手拿笔
大多数人习惯用右手拿起电话听筒,但是,在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面,这样,电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音,从而给客户带来不适。
为了消除这种不良现象,应提倡用左手拿听筒,右手写字或操纵电脑,这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。
③电话铃声响过三声之内接起电话
④注意声音和表情
你说话必须清晰,正对着话筒,发音准确。通电话时,你不能大吼也不能喃喃细语,而应该用你正常的声音——并尽量用热情和友好的语气。
你还应该调整好你的表情。你的微笑可以通过电话传递。使用礼貌用语如“谢谢您”,“请问有什么可以帮忙的吗?”“不用谢。
⑤保持正确姿势
接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。一般情况下,当人的身体稍微下沉,丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔,这样容易口干舌燥,如果运用丹田的声音,不但可以使声音具有磁性,而且不会伤害喉咙。因此,保持端坐的姿势,尤其不要趴在桌面边缘,这样可以使声音自然、流畅和动听。此外,保持笑脸也能够使来电者感受到你的愉悦。
⑥复诵来电要点
电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止记录错误或者偏差而带来的误会,使整个工作的效率更高。例如,应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对,尽可能地避免错误。
⑦最后道谢
最后的道谢也是基本的礼仪。来者是客,以客为尊,千万不要因为电话客户不直接面对而认为可以不用搭理他们。实际上,客户是公司的衣食父母,公司的成长和盈利的增加都与客户的来往密切相关。因此,公司员工对客户应该心存感激,向他们道谢和祝福。
⑧让客户先收线

2、电话转接流程

四、公司内部的礼仪和秩序
1、离座和外出
前台接待人员工作的特殊性决定了其离座不应该太久,一般不能超过10分钟。如果是因为特殊原因需要外出时,应该先找妥代办人,并交待清楚接听电话的方法等。
2、严守工作时间


办公桌的礼貌  我们办公室有十张办公桌,情形却大不一样。只有一两张是整洁的,其他都是惨不忍睹。我一看到凌乱的办公桌,就对这个桌子的主人打了折扣。  所以奉劝大家,保持办公桌的清洁是一种礼貌。  想说说在办公室里用餐的事,使用一次性餐具,最好吃完立刻扔掉,不要长时间摆在桌子或茶几上。如果突然有事情了,也记得礼貌地请同事代劳。容易被忽略的是饮料罐,只要是开了口的,长时间摆在桌上总有损办公室雅观。如茶水想等会儿再喝,最好把它藏在不被人注意的地方。  吃起来乱溅以及声音很响的食物最好不吃,会影响他人。食物掉在地上,最好马上捡起扔掉。餐后将桌面和地面打扫一下,是必须做的事情。  有强烈味道的食品,尽量不要带到办公室。即使你喜欢,也会有人不习惯的。而且其气味会弥散在办公室里,这是很损害办公环境和公司的形象。  在办公室吃饭,时间不要太长。他人可能按时进入工作,也可能有性急的客人来访,到时候双方都不好意思。在一个注重效率的公司,员工会自然形成一种良好的午餐习惯。  准备好餐巾纸,不要用手擦拭油腻的嘴,应该及时擦拭。嘴里含有食物时,不要贸然讲话。他人嘴含食物时,最好等他咽完再跟他讲话。  有借有还的礼貌  有借有还,再借不难,这是妈妈在我小时候告诉我的。  假如同事顺道替你买外卖,请先付所需费用,或在他回来后及时把钱交还对方。若你刚好钱不够,也要在次日还清,因为没有人喜欢厚着脸皮向人追债。同样地,虽然公司内的用具并非私人物品,但亦须有借有还,否则可能妨碍别人的工作。还有就是严守条规,无论你的公司环境如何宽松,也别过分从中取利。可能没有人会因为你早下班15分钟而斥责你,但是,大模大样地离开只会令人觉得你对这份工作不投入、不专一。此外,千万别滥用公司的电话长时间聊天,或打私人长途电话。

一、办公室的关系礼仪
(一)上下级之间相处的礼仪
1.互相尊重
下属应当维护领导的威望和自尊,充分尊重领导。在领导面前,应态度谦虚,不能顶撞领导。特别是在公开场合。即使与领导意见相左,也应在私下与领导说明。
上级要礼遇下属,尤其对于比自己年长的夏季,要尊敬有加,虚心请教。
2.听从指挥
领导对下属有工作指挥权,下属要忠诚于领导,支持领导。对领导在工作方面的安排,指挥必须服从,即便有意见或不同想法,也应执行,对领导指挥中的错误可事后提出意见,或者执行中提出意见。
3.摆正位置,保持距离。
4.不要求全责备
下级要理解上级,体恤上情。对上级的工作应多出主意,帮助领导干好工作。不要轻信传言,不要再同事之间随便议论领导,或搬弄是非,更不能指责领导。当然,对个别品德很差,违法乱纪的领导,另当别论。
5.求同存异,冷静的处理矛盾
上下级之间难免因工作产生矛盾和意见分歧。应从团结的愿望出发,尽力缓解与消除矛盾。
6.不要有嫉妒之心
当下级(或上级)取得了进步,工作中有了成绩时,作为上级领导(或下级)应真诚祝贺。与下级(或上级)共享成功的快乐,而不能讽刺挖苦,
或想方设法抢功邀功,更不能不择手段中伤别人,给别人穿“小鞋”。
7.提建议要讲究方法
在工作中给领导建议时,一定要考虑场合,注意维护领导威信。
(二)同事之间相处的礼仪
步入职场,每一个人都要长时间的与同事相处,相处能否和谐、融洽,对工作是否可以轻松、愉快、顺利进行有着很大的影响。同事之间相处讲究礼仪,对外处理好相互之间的关系,显得尤为重要,同事之间相处的礼仪技巧主要有以下几点:
1.真诚合作
同事间一定要同心协力,相互支持。把同事关系建立在平等互助的基础上。
2.互相尊重
当同事工作出色时,应予以肯定和祝贺;当同事遇到不顺心的事情时,应同事遇到不顺心的事情时,应予以同情和关心;协作时,注意不要越俎代庖,一面误会,引起不快,尊重同事的人格,也要尊重同事的物品。未经许可不要随意挪用同事的物品,用前要打招呼,用后要归还原处。
3.公平竞争
同事之间存在竞争是正常的。可以毛遂自荐,通过自身的努力超过别人,不可不择手段弄虚作假,或借贬低别人来抬高自己,或踩着别人的肩膀往上“爬”。
4.宽以待人
严以律己、宽以待人,以诚意和真心对待同事。对同事要先看长处,多看长处,多学习他人的长处。
(三)办公室异性同事之间相处的礼仪
现代职场,与异性同处一个办公室在所难免。但如果男女同事之间关系处理不当,不仅会给本人和对方带来麻烦,还会对单位造成一定影响。因此,办公室异性同事交往需要把握好礼仪尺度。
1.保持适当的空间距离;
2.交往不超出友谊范畴;
3.衣着避免短、露、透;
4.避免不必要的肢体动作;
5.谈话不超出工作范畴;
6.严以律己,宽以待人。
总之,只要心态方正,举止大方,言谈文明,是可以与异性同事和谐相处的。
二、办公室的言谈举止礼仪
办公室里的言谈举止要求文明礼貌、热情规范,举止要求优雅有礼、得体大方,不雅的话语,粗俗的举止都应避免。
(一)言谈的礼仪
1.多用动听的问候
如:早上见到熟人要说早上好;向别人请教后要说谢谢;见到客人来访要说欢迎;做错事要说对不起;下班回家时要对还在加班的人说我走了。热情殷勤的问候是人际关系的良好润滑剂,可以让你在良好的人际关系中愉快地开始每一天的工作。
2.恰当的使用称呼
每个人都希望得到他人的尊重,在办公室要恰当的使用称呼,多使用敬语,以示对他人的尊重。不要因为自己年龄小,就使用“哥”“姐”等不符合职业性质的称呼。
3.用语规范,言谈要考虑场合
对方的身份和感受,使用规范、简洁、易懂的用语进行交流,并注意声音大小适宜,发生清晰,语速适中,交谈时说话方式唐突和冒失,不看场合,不考虑对方身份,就无法将谈话愉快地进行下去。若长久如此,就会与周围的人无法融洽相处,会让人敬而远之。
4.避开敏感话题,不要背后议论是非
在办公室,避免涉及不该触及的话题。如在背后议论同行、领导或同事;如谈及交往对象的内部事多;再如私人问题。比如,别人的年龄、收入、个人物品的价值、婚姻状况、经历、健康、宗教信仰等。不要再办公室里制造流言蜚语,或传播小道消息,这是不礼貌和缺乏教养的表现,给人搬弄是非的印象。
(二)举止礼仪
1.站姿:两脚脚跟着地,腰背挺直,两臂自然,不耸肩,身体重心在两脚中间。
2.坐姿:应尽量端正,双腿平行放好,不得傲慢的向前伸。移动位置时,应先把椅子就位,然后再落座。
3.出入房间的礼貌:进入房间,要先轻轻敲门,听到应答后再进。进门后,回手关门不能大力、粗暴。进入房间后,如对方正在讲话,要稍等静候,不要中途插话,如有急事要打断说话,需看准时机,并且说:“对不起,打扰一下……”
4.递交文件时,要正面、文字朝向对方;递交钢笔时,要把笔尖朝向自己;递交剪刀等工具时,应把刀尖朝向自己。
5.与他人交换名片,双手送出以示恭敬。拿文件等物时要用左手贴近身体的中心;拿伞等长形物体时,应注意不要影响他人,尽量贴近自己的身体。
6.在长廊里要放轻脚步,不能边走边大肆谈笑,更不得唱歌或吹口哨等。遇到上司或客户要礼让,不能抢行。
7.在开会或同事聚集的场合,不要对任何不同意见作出轻蔑的举止;不要对同事、上司或客户指手画脚。
8.在办公室里见到同事或是来访者不忘微笑;与来访者握手时做到大方得体、不卑不亢。
9.谈话时注意身体距离,1米左右为宜,过近(尤其异性)会另对方不自在,也不要过分亲昵的拍肩搂臂。
三、办公室的装束礼仪
(一)办公室着装方面的基本要求为庄重保守,办公室既是工作场所也是公共场合,着装宜穿套装,套裙以及穿着制服。还可以考虑选择长裤、长裙、长袖衫,切忌暴露过多,或衣着不整,品位低俗。在非常重要的场合,短袖衫不适宜作为正装;无领无袖的衣服、汗衫、牛仔裤则与办公室的严肃气氛不和谐,穿拖鞋和赤脚穿凉鞋更是没有礼貌的表现。
(二)办公室的个人仪容要求
办公室的个人仪容最基本的要求是:卫生、洁净。
四、办公室公共区域内的礼仪
(一)上下楼梯的礼仪(上走在后,下走在前)
一般上下楼梯时,应遵循“单行右行”的规则,以免阻挡他人。若为他人带路时,应走在前头;与尊长、女士通行,若楼梯过陡,下楼时,应主动走在前面;上楼时应主动走在后面。不要站在楼梯拐角处长谈。上下楼梯既要注意安全,又要注意与身前、身后的人保持一定距离,以防碰撞。
(二)进出电梯的礼仪(先进后出)
1.遵循的原则
陪同他人乘坐电梯,若无人操作,陪同者应先进后出,以便操纵电梯,若有人操作,陪同者应后进后出。
2.乘电梯时的礼仪
操作:乘无人值守的电梯时,按键操作是晚辈或下属应做的事情。
等候:面向电梯,右侧等候。留出左边给从电梯里出来的人,以不妨碍电梯内的人出来为宜。
进出顺序:等电梯里的乘客走出之后再按先后顺序走进电梯;伴随客人或长辈进入无人值守电梯时,则先行进入,并操作电梯,礼貌的请客人或长辈进入电梯。有人值守时,则人客人或尊长者先进入电梯。
在自己的目的地楼层快到时,应尽早等候在电梯门旁,不应等电梯门打开后,才匆匆忙忙出来,陪同客人或尊长者时,则亲手操作电梯按钮,请客人或尊长者先走出电梯。
需要注意的其他礼仪细节:
不要站在近门处;在电梯间要保持安静不要大声说话;要保持清洁卫生,不要电梯内吸烟;电梯每次载客量是有限的,当满员铃响的时候,最后走进的人要自觉退出电梯。
五、办公室礼仪禁忌
(一)忌过分注重自我形象;
(二)忌偷听别人谈话;
(三)忌高声喧哗,旁若无人;
(四)忌零食、烟不离口;
(五)忌语言、举止粗鲁;
(六)忌形象不得体;
(七)忌随便挪用他人东西;
(八)忌使用公共设施,缺乏公共观念;
(九)忌对同事的客人表现冷漠。
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